TFA und Ihre externe Praxisassistenz für Tierarztpraxen und -kliniken – spezialisiert auf Backoffice, medizinische Dokumentation und Besitzer-Support
Zuverlässige Remote-Unterstützung für Dokumentation, Labor, Nachsorge, Mahnwesen & Kundenkommunikation – flexibel und deutschlandweit.
Ich entlaste asynchron im organisatorischen Hintergrund, sodass der Praxisalltag am nächsten Tag ruhiger, klarer und besser planbar läuft.
Warum mich wählen?
Mini-Steckbrief
Gelernte TFA
5 Jahre Erfahrund in Tierklinik & -praxis
Spezialisierte Remote-Assistenz
Fokus auf entlastende Backoffice-Prozesse
Deutschlandweite Zusammenarbeit
Wenn der Praxisalltag medizinisch funktioniert, aber organisatorisch dauerhaft unter Druck steht.
Viele Tierarztpraxen und -kliniken erleben dasselbe Muster: Während der Sprechzeiten sind Termine und spontane Besuche so eng getaktet, dass keine Luft für Organisation bleibt und Rückrufe, Labor und Datenpflege müssen entweder nach Feierabend schnell noch gemacht werden, oder bleiben bis zum nächsten Tag liegen. In diesem Zwischenraum entsteht Stress, der sich Tag für Tag aufbaut.
Ich habe es in meiner Arbeit selbst erlebt: der Praxisalltag ist geprägt von Zeitdruck, Personalmangel und einem stetig wachsenden administrativen Aufwand. Telefonate, E‑Mails, Rückfragen von Tierhalter:innen und organisatorische Aufgaben stauen sich an und reißen das Team ständig aus der medizinischen Arbeit.
Daher setzt meine Arbeit asynchron zwischen den Sprechzeiten an, dort, wo Ordnung, Klarheit und Struktur möglich sind. Die Wirkung zeigt sich am nächsten Praxistag: es liegen keine offene Enden mehr herum, die anstehende Sprechstunde kann organisiert starten und durch meine Vorarbeit im Hintergrund herrschen mehr Ruhe und Ordnung im Team.
Ich bin keine klassische virtuelle Assistenz, sondern strategische Remote-Praxisassistenz mit tiermedizinischem Fachhintergrund. Ich kenne den Praxisalltag nicht nur aus Beschreibungen, sondern aus eigener Erfahrung als tiermedizinische Fachangestellte und kann so kompetent auf die individuellen Bedürfnisse im Praxisalltag eingehen.
Für wen dieses Angebot gedacht ist
Dieses Angebot richtet sich an:
Tierarztpraxen
kleine Tierkliniken
Praxen mit hohem Patientenaufkommen
Teams, die organisatorisch und kommunikativ am Limit arbeiten
Nicht geeignet bin ich, wenn nur kurzfristige Zuarbeit oder rein administrative Abarbeitung ohne Mitdenken gesucht wird.
Ich unterstütze Ihre Praxis aus der Ferne mit fachlicher Kompetenz – und zwar nicht nur als externe Hilfskraft, sondern als entlastende Ergänzung Ihres Teams. Mein Fokus liegt darauf, organisatorischen Stress im Hintergrund nachhaltig zu reduzieren, damit Unterbrechungen im Praxisbetrieb gar nicht erst eskalieren und dem Team wieder Luft bleibt.
Meine Angebote
Angebotsauswahl:
- Dokumentation nachtragen
Die Tagesdokumentationen versicherungstauglich aufarbeiten und Notizen in die Patientenakten sortieren
- Laborbefunde einpflegen
Fertige Befunde von z.B. Laboklin, IDEXX oder Synlab in das Praxissytem laden und den Patientenakten zuordnen
- Stammdaten aktualisieren
Änderungen der Besitzer oder Versicherungen anpassen
- Mahnwesen
Offene Rechnungen überprüfen und bei Verzug Mahnverfahren einleiten und durchführen
- Lieferanten- & Herstellerkommunikation
Reklamationen, Lieferunsverzüge, Mängel etc. mit Lieferanten und Herstellern besprechen und abwickeln
Individuelle Anliegen können nach Absprache natürlich gerne hinzugefügt werden
Angebotsauswahl:
- E-Mail-Management
Asynchrones Beantworten von Termin- oder allgemeinen Kundenanfragen per Mail
- Rückrufe
Asynchrones Beantworten von Termin- oder allgemeinen Kundenanfragen, die in der Sprechstunde nicht beantwortet werden konnten, per Telefon
- OP-Nachsorge
Nachsorgeanrufe und Fragenklärung per Telefon nach Operationen, mit Statusupdates in der Patientenakte
- Terminbestätigungen
Per Mail, oder vor Operationen als Erinnerung per Telefon
Individuelle Anliegen können nach Absprache natürlich gerne hinzugefügt
So läuft die Zusammenarbeit ab
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Der Erstkontakt
Sie erreichen mich entweder über das Kontaktformular unten auf der Website, oder direkt unter meiner Email-Adresse kontakt@pet-assist.de.
Schreiben Sie mir Ihr Anliegen und wir machen einen Termin für ein Erstgespräch aus. Dieses findet über Zoom statt und dauert ca. 30 Minuten. Hier besprechen wir den Bedarf Ihrer Praxis und wie ich Sie mit meinen Angeboten individuell unterstützen kann.
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Das Monatskontingent
Mit den Informationen aus dem Erstgespräch erstelle ich Ihnen ein individuelles Paket mit den Angeboten, die für Sie und Ihre Praxis relevant sind. Dieses erhalten Sie per Mail zur Übersicht, zusammen mit einem weiteren Call-Termin, um eventuelle Anpassungen Ihrerseits vorzunehmen.
Gemeinsamer Start
Wenn alle Punkte passen kann es losgehen. Wir schließen einen Vertrag ab und treffen uns zu einem Onboarding-Call (ca. 1-2 Stunden), um alle organisatorischen Dinge für eine harmonische Zusammenarbeit zu klären. Zu Beginn halten wir engmaschige Absprachen, wenn ein wenig Routine eingekehrt ist und ich mit allen Anliegen vertraut bin, wird die Arbeit selbstständig ablaufen.
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Die Zusammenarbeit
Natürlich halten wir laufend Kontakt und ich gebe regelmäßige Updates. Stellt sich mit der Zeit heraus, dass meine Arbeit oder Ihre Anliegen angepasst werden können, ist das jederzeit möglich.
Über mich
Als echtes „Kölsche Mädche“ in Köln groß geworden, bin ich 2020, mitten in der Pandemie, hoch in ein kleines Dorf in Schleswig-Holstein gezogen, um dort ein Jahr lang in einer Hunde-Auffangstation zu arbeiten – die beste Entscheidung meines Lebens. In diesem Jahr habe ich nur wenige Menschen gesehen und die meiste Zeit mit den Hunden in der Natur verbracht. Endlich hatte ich mal Ruhe und Fokus auf mich selbst und das, was ich tatsächlich möchte: mit Tieren arbeiten und dafür sorgen, dass es ihnen gut geht. Also bin ich geblieben, bin nach dem Jahr in eine etwas größere Stadt gezogen und habe meine Ausbildung in einer Kleintierklinik begonnen.
Die Arbeit in der Klinik hat mir bestätigt: das ist meine Passion. Die Tiere geben mir das, was ich in Köln vermisst habe, das Gefühl, endlich dort angekommen zu sein wo ich hingehöre. Was ich außerdem schnell festgestellt habe: auch der organisatorische und administrative Teil, der zur Führung einer Tierklinik dazugehört, macht mir großen Spaß. Ich war schon immer ein Ordnungsmensch, und hier kann ich Struktur ins Chaos bringen.
Deshalb, nach mehreren Jahren im Beruf, die Entscheidung, mich noch in eine zweite Richtung zu orientieren. Ich habe gesehen, wie viel organisatorischer Aufwand hinter dem Praxisalltag steckt, und wie schwer dieser oft neben den Sprechzeiten zu bewältigen ist. Daher der Schritt in die Selbstständigkeit, um das Team aus dem Hintergrund entlasten zu können und Ihren Fokus wieder auf das zu richten, was wirklich zählt: Die Arbeit am Tier
Mini-FAQ – häufige Fragen zur Zusammenarbeit
Warum asynchron und nicht live während der Sprechstunde?
– Weil nachhaltige Entlastung dort entsteht, wo genügend Zeit für Struktur ist. Zwischen den Sprechzeiten lassen sich Aufgaben sauber erledigen, Anfragen bündeln und Abläufe vorbereiten, ohne zusätzlichen Druck im laufenden Betrieb aufzubauen.
Wie entlastet asynchrone Unterstützung den Praxisalltag konkret?
– Indem organisatorische Aufgaben, Kommunikation und offene Enden bereits vorbereitet, sortiert oder abgeschlossen sind, bevor der nächste Praxistag beginnt. So entstehen weniger Unterbrechungen und klarere Abläufe während der Sprechzeiten.
Ist das nicht einfach klassische Backoffice-Arbeit?
– Nein. Durch meinen tiermedizinischen Fachhintergrund priorisiere ich fachlich sinnvoll, kommuniziere sicher mit den Tierhalter:innen und denke Praxisabläufe mit, statt Aufgaben einfach nur abzuarbeiten.
Wie fügt sich die Zusammenarbeit ins bestehende Team ein?
– Ich arbeite remote, klar abgegrenzt und mit festen Zuständigkeiten. Wie sehr sich diese mit dem vor Ort arbeitenden Team überschneiden, entscheiden Sie. Da ich freiberuflich arbeite und nicht fest angestellt bin, fallen Steuern, Versicherungsbeiträge und andere Angestelltenkosten für Sie weg.
Für welche Praxen ist dieses Modell sinnvoll?
– Besonders für Kleintierpraxen und kleinere Kleintierkliniken mit hohem Patientenaufkommen, Personalmangel und dauerhaftem Organisationsdruck.
Kontakt
Interesse an meinen Angeboten, Fragen oder andere Anliegen? Schreiben Sie mir gerne eine Nachricht an kontakt@pet-assist.de, oder direkt über dieses Kontaktformular und ich melde mich so schnell wie möglich zurück.